Privacy Policy

1. Algemeen

Trace, met maatschappelijke zetel te Gaversesteenweg 501, 9820 Merelbeke en ingeschreven bij de KBO onder nummer 0723.599.511 (hierna ” Trace”) vindt de bescherming van de persoonlijke levenssfeer uiterst belangrijk. Trace wil haar klanten en de gebruikers van haar diensten zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met hun gegevens gebeurt. Trace wil haar klantengegevens veilig, respectvol en als goede huisvader beheren en gebruiken om haar klanten beter van dienst te kunnen zijn en een zo goed mogelijke ervaring te bieden. Trace vertrekt dan ook vanuit het principe dat iedereen controle moet hebben over zijn of haar persoonsgegevens. Hieronder vindt u informatie over welke gegevens Trace verzamelt, waarom, hoelang en hoe u hierover controle hebt.

Trace nodigt haar klanten uit de tijd te nemen om deze Privacy Policy goed door te nemen.

2. Toepassing

Deze Privacy Policy is van toepassing op al onze klanten (huidige, voormalige en toekomstige) en op alle bezoekers van de Trace website(s).

De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“Algemene Verordening Gegegevensbescherming”), de wet van 8 december 1992 (“Privacywet”), de wet van 13 juni 2005 (“Wet Elektronische Communicatie”) en de bijhorende uitvoeringsbesluiten, alsook enige toekomstige wijzigingen hiervan, regelen de bescherming van uw persoonsgegevens.

Trace streeft ernaar om haar plichten na te leven en de rechten van de klant te respecteren telkens wanneer Trace uw persoonsgegevens verwerkt. Voor meer informatie hieromtrent verwijst Trace u graag door naar de website van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer [https://www.privacycommission.be/nl].

3. Verwerking van persoonsgegevens en verantwoordelijkheden

Onder “persoonsgegevens” wordt het volgende verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”), met dien verstande dat als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

De persoonsgegevens die Trace verzamelt en verwerkt, betreffen in de eerste plaats de gegevens die de klant zelf invoert via de verschillende pagina’s van onze website(s) en die Trace verkrijgt door uw gebruik van onze website(s) en/of onze producten en/of diensten.

Trace treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van haar klanten voor de doeleinden zoals beschreven in deze Privacy Policy.

Dit neemt niet weg dat de klant een aantal verplichtingen heeft in verband met de verwerking van persoonsgegevens die de klant toelaat gebruik te maken van Trace’s producten en diensten. In die hoedanigheid dient de klant steeds waar nodig de wettelijk vereiste toestemmingen van de eindgebruikers te bekomen voor het verwerken van hun persoonsgegevens door Trace voor zover nodig in het kader van de producten en diensten van Trace.

4. Doeleinden

Trace verwerkt persoonsgegevens voor diverse doeleinden waarbij telkens enkel die gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.

Zo gebruiken wij persoonsgegevens:

  • wanneer wij toestemming hebben gekregen;
  • in het kader van de voorbereiding of uitvoering van ons contract;
  • om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen en
  • wanneer Trace daarvoor een gerechtvaardigd belang heeft, zoals bijvoorbeeld, al naargelang het geval, het voeren van direct marketing, het voorkomen van fraude, het beheren van interne administratie of het bewaken van een passende netwerk- en informatiebeveiliging, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van de privacy van de betrokkene.

Mits toestemming, voor zover vereist, verzamelt Trace persoonsgegevens voor de volgende concrete doelen:

Om de aanvraag voor onze producten en diensten in behandeling te nemen.
Als u onze website bezoekt om informatie te verzamelen en/of aan te vragen over onze producten en diensten of wanneer u zich bijvoorbeeld aanmeldt voor Trace’s nieuwsbrief, dan heeft Trace in ieder geval uw adresgegevens nodig. Alle informatie die Trace in deze precontractuele fase over u ontvangt, gebruikt Trace alleen om u van de gevraagde informatie te voorzien op de wijze zoals u dat wilt. Ook wanneer u uiteindelijk beslist om klant te worden bij Trace zal Trace u om een aantal persoonsgegevens vragen zoals naam, adres, telefoonnummer, emailadres, klantennummer en zal Trace ook bepaalde gegevens aan u toewijzen, zoals logingegevens.

Om de beste service aan te bieden en te informeren over gebruiksmogelijkheden.
Trace gebruikt persoonsgegevens voor het opzetten, onderhouden en ondersteunen van producten en diensten en voor administratieve doeleinden.

Om te informeren over (nieuwe) producten en diensten van Trace.
Trace kan persoonsgegevens gebruiken om (schriftelijk, telefonisch of elektronisch) nieuwe producten, diensten of speciale acties aan te bieden waarvan Trace meent dat die interessant kunnen zijn voor u. U kan zich voor dit soort berichten afmelden (zie verder).

Om prestaties op te volgen.
Trace kan persoonsgegevens en consumentenprofielen gebruiken om haar producten en diensten te evalueren. Dat omvat onder meer: het vragen van feedback over diensten (bijvoorbeeld via marktonderzoek), gegevens die we bekomen tijdens antwoorden op vragen van klanten, het opsporen van fraude en kwaliteitsborging.

Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
In heel wat gevallen is Trace wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties, bijvoorbeeld in het licht van algemene fiscale en boekhoudkundige verplichtingen. In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek kan Trace worden verplicht om bepaalde gegevens op een vertrouwelijke manier aan de nodige overheden mee te delen.

Om studies, testen en statistieken bij te houden voor o.a. trendanalyse.
Trace kan anonieme, geaggregeerde gegevens gebruiken om bijvoorbeeld intern en extern te rapporteren over het gebruik van haar diensten. De gegevens die hierbij gebruikt worden zijn niet terug te brengen naar een bepaald individu. De informatie die Trace uit deze analyses haalt, wordt gebruikt om het huidige producten- en dienstenportfolio en Trace’s processen te evalueren en deze aan te passen aan nieuwe ontwikkelingen.

5. Verstrekken van gegevens aan derden

Trace verkoopt geen persoonsgegevens aan derde partijen noch worden deze doorgegeven aan derden tenzij:

  • er een wettelijke verplichting is.
    Trace verwijst hiervoor naar punt 4 van deze Privacy Policy.
  • er een gerechtvaardigd belang is voor Trace of de betrokken derde.
    Dit gebeurt enkel mits het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene niet zwaarder doorwegen.
  • Trace toelating heeft ontvangen van de betrokkene.
    Indien Trace op andere wijze persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een expliciete communicatie waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist, bekomt Trace uitdrukkelijke en ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene. De betrokkene heeft ook steeds een mogelijkheid tot verzet (zie verder).

Wat betreft de internationale doorgifte van persoonsgegevens beschermt Trace alle persoonsgegevens conform het beschermingsniveau vereist door de Europese regelgeving.

In sommige gevallen gebruikt Trace anonieme, geaggregeerde gegevens voor commerciële doeleinden of voor externe rapportering. Deze gegevens zijn nooit terug te brengen naar een bepaald individu.

6. Rechten van de betrokkene

U kan een aantal rechten betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens uitoefenen ten aanzien van Trace voor zover u over die rechten beschikt onder de toepasselijke wetgeving.

U kan deze rechten uitoefenen door gebruik te maken van de contactgegevens vermeld onder punt 9 van deze Privacy Policy. Trace zal dergelijke verzoeken beantwoorden en al dan niet gevolg verlenen aan dergelijke verzoeken overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en in principe binnen een periode van één (1) maand, eveneens overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

Om uw rechten uit te oefenen en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen, dient u ons een bewijs van uw identiteit te verschaffen. Wij vragen u dan ook om bij voorkeur een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. De aanvraag kan gestuurd worden naar de gegevens vermeld onder punt 9 van deze Privacy Policy.

Wanneer u dit nodig acht, kan u zich eveneens richten tot of een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Belgische Privacy Commissie – commission@privacycommission.be).

Recht op bezwaar
U heeft ten alle tijde het recht om, vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die gesteund is op het gerechtvaardigd belang van Trace. Indien door u bezwaar gemaakt wordt, staakt Trace de verwerking van die persoonsgegevens tenzij Trace dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Recht op inzage en transparantie
U hebt het recht op (gratis) toegang tot de gegevens die uzelf betreffen en om een kopie van deze persoonsgegevens te verkrijgen. U kunt ons bovendien vragen:

  • of wij persoonsgegevens van u verwerken;
  • voor welke doeleinden wij die verwerken;
  • welke categorieën van persoonsgegevens wij verwerken;
  • met welke categorieën van derden wij uw persoonsgegevens delen;
  • wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens en
  • welke rechten u heeft.

Recht op rectifictie en gegevenswissing
U heeft als betrokkene het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verbeteren of aanvullen. Daarvoor kan onze klantendienst gecontacteerd worden vanaf een geregistreerd adres of kunnen uw gegevens aangepast worden via het online portaal “my.Trace.com”. Om uw gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij u hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals in geval van een verhuis.

U heeft tevens het recht om, zonder onredelijke vertraging, wissing van uw persoonsgegevens te verkrijgen indien en in zoverre:

  1. de persoonsgegevens niet langer zijn nodig zijn voor de doeleinden;
  2. er niet langer een rechtsgrond voorhanden is;
  3. u bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking door Trace;
  4. de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn of
  5. de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Trace rust.

Trace zal u na uitvoering van een verzoek tot verwijdering een bevestigingsbericht sturen. Bij gedeeltelijke verwijdering zal Trace eveneens toelichten waarom niet volledig aan het verzoek kon worden voldaan.

Het is mogelijk dat, afhankelijk van de aard van het verzoek, sommige diensten niet meer kunnen aangeboden worden door Trace. Trace kan ook niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, bijvoorbeeld om wettelijke verplichtingen na te komen (om tegemoet te komen aan boekhoudkundige en fiscale verplichtingen is Trace bijvoorbeeld verplicht om facturatiegegevens voor maximaal 7 jaar bij te houden).

Recht op beperking van de verwerking
Ook heeft u als betrokkene het recht om van Trace de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen indien en in zover één van de volgende elementen van toepassing is:

  1. u betwist de juistheid van de persoonsgegevens in welk geval de verwerking beperkt wordt gedurende een periode die Trace in staat stelt de juistheid ervan te controleren;
  2. de verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
  3. Trace heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden maar u heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering en/of
  4. u heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van Trace zwaarder wegen dan die van de betrokkene.

In geval van beperking van de verwerking mogen de gegevens wel nog opgeslagen worden door Trace.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Voor persoonsgegevens die (i) verwerkt worden in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, (ii) verstrekt werden door uzelf en (iii) verwerkt worden via geautomatiseerde procédés, heeft u als betrokkene het recht om deze gegevens van Trace te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, alsook om Trace te verzoeken om die gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere partij, indien dit technisch mogelijk is, als u wenst over te stappen naar een andere aanbieder.

7. Bewaartermijnen

Trace bewaart en verwerkt uw persoonsgegevens zolang nodig is om de doeleinden zoals beschreven in punt 4 te realiseren.

De bewaartermijn kan dus per doel verschillen, bijvoorbeeld om wettelijke verplichtingen na te komen (om tegemoet te komen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen is Trace bijvoorbeeld verplicht om facturatiegegevens voor maximaal 7 jaar bij te houden) of uit de juridische noodzaak om bepaalde gegevens als bewijs te bewaren bij geschillen, tot maximaal 10 jaar na beëindiging van uw contract. Deze gearchiveerde gegevens zijn uiteraard wel slechts beperkt toegankelijk.

8. Cookies & de website

Afgezien van de gegevens die u vrijwillig met Trace deelt bij het gebruik van onze websites hanteert Trace ook cookies en andere technologische middelen om gegevens te verzamelen.

Website
Alle informatie, zowel onder de vorm van tekst, bestanden als beelden als eender welke andere vorm wordt door Trace enkel ten informatieve titel ter beschikking gesteld.
Elke geïnteresseerde persoon mag van deze informatie kennisnemen doch Trace behoudt zich het recht voor om op het tijdstip dat haar passend voorkomt zonder enige voorafgaande waarschuwing, de regels en voorwaarden betreffende de toegang tot het gebruik van de website te wijzigen, dan wel de gehele website of delen ervan aan een beperking te onderwerpen.

Cookies
Op onze website wordt gebruik gemaakt van cookies of vergelijkbare technologieën waarbij informatie op het device wordt opgeslagen en/of uitgelezen (voor het leesgemak worden alle dergelijke technieken hier ‘cookie’ genoemd). Voor meer informatie over welke cookies wij gebruiken, waarom en hoe, en wat uw keuzes daarbij zijn, zie puntje 11 voor meer informatie omtrent onze cookie policy.

9. Contactgegevens

Een vraag of verzoek in verband met persoonsgegevens of deze Privacy Policy kan te allen tijde gericht worden aan:

Trace “You only have one body” bvba
Attn: Peter Duyck
Gaversesteenweg 501,9820 Merelbeke, België
Tel: +32 497 534 435
e-mail: peter@youonlyhaveonebody.be

10. Wijzigingen

Trace behoudt zich het recht voor om deze Privacy Policy aan te passen. Wijzigingen zullen steeds voorafgaand aan de inwerkingtreding ervan op deze website worden gepubliceerd. Het verdient aanbeveling om deze Policy geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

11. Cookie policy

Persoonlijke Gegevens worden verzameld voor het volgende doel en via het gebruik van de volgende diensten:

  • analytics
    De diensten vermeld in dit hoofdstuk laten de Eigenaar toe om webverkeer te bestuderen en te analyseren en kunnen gebruikt worden om Gebruikersgedrag in kaart te brengen.
  • Google Analytics (Google)
    Google Analytics is een webanalysedienst verstrekt door Google Inc. (“Google”). Google gebruikt de verzamelde Gegevens om het gebruik van deze Applicatie te volgen en te onderzoeken, om rapporten te produceren met betrekking tot zijn activiteiten en om deze te delen met andere Google diensten. Google kan mogelijks de verzamelde Gegevens gebruiken om de advertenties binnen zijn eigen advertentienetwerk te contextualiseren en te personaliseren. Verzamelde Persoonlijke Gegevens: gegevens die betrekking hebben op Cookies en Gebruik. Verwerkingslocatie: VS – Privacy PolicyOpt Out.
  • de Gebruiker contacteren

Contactformulier (Deze Applicatie)

Door het invullen van hun Gegevens op het contactformulier verstrekken de Gebruikers toelating aan deze Applicatie om deze gegevens te gebruiken om te antwoorden op informatievragen, prijsvragen, of ieder ander soort vraag zoals aangegeven in de hoofding van het formulier.

Verzamelde Persoonlijke Gegevens: Naam, Email en Telefoonnummer.